+84-4-37450188

Quy định hội nghị, hội thảo khoa Y Dược ĐHQG Hà Nội

Ngày: 25/07/2016 06:22

QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI THẢO, HỘI NGHỊ KHOA Y DƯỢC - ĐHQGHN

 

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo nội bộ do khoa Y Dược ĐHQG chủ trì.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho các hội nghị, hội thảo do Khoa Y Dược ĐHQG chủ trì

3. QUY TRÌNH

Stt

Nội dung

công việc

Người/đơn vị

thực hiện

Nội dung

Tài liệu hướng dẫn, Thời gian

1

Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

1.1

- Xác định nội dung hội thảo, liên lạc báo cáo viên

- Xác định số lượng khách mời, đại biểu.

 

 

 

1.2

Lập tờ trình xin phép Ban chủ nhiệm khoa tổ chức hội thảo

 

Tờ trình (có dự trù kinh phí)

Phụ lục 01, 02

Hỏi ý kiến phòng kế toán về kinh phí dự trù.

1.3

Phê duyệt của Ban chủ nhiệm khoa

             

Kí duyệt, đóng dấu

Trước 07 ngày so với buổi tổ chức hội thảo

1.4

Lên kế hoạch chi tiết phân công công việc (nếu có)

Các phòng ban chức năng

 

Phụ lục 03

2

Chuẩn bị hội thảo

2.1

Xin tạm ứng, phê duyệt

Phòng kế toán

50% kinh phí dự trù

Phụ lục 04

Chú ý những việc cần chi ngay

2.2

Mượn phòng/ thuê phòng

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Mở cửa trước để dọn dẹp vệ sinh, kiểm tra điều hòa, điện...

Phụ lục 05

2.3

Mượn/Thuê máy chiếu, màn chiếu, loa đài (nếu có)

Theo phân công

 

Liên lạc mượn Dr Kiên/ Ms Hoa

2.4

Chuẩn bị giấy mời, đưa giấy mời

Theo phân công

 

Phụ lục 06

Trưởng bộ phận gửi email để đảm bảo tính trang trọng

2.5

Mua hoa quả, nước uống, bánh

Phòng Hành chính – Tổng hợp

 

Hóa đơn

2.6

Đặt lẵng hoa (nếu có)

Phòng Hành chính – Tổng hợp

 

Hàng Mai Thắng, cổng ĐHSP

2.7

Photo tài liệu, văn phòng phẩm, chương trình hội thảo

Theo phân công

 

Liên lạc báo cáo viên lấy tài liệu

Hóa đơn

2.8

Chuẩn bị phong bì, bảng kê ký nhận, danh sách khách mời, nội dung chương trình

Thư ký hội thảo

 

Phụ lục 07

3

Triển khai hội thảo

3.1

Giới thiệu đại biểu, chương trình

Chủ trì hội thảo

 

Lấy nội dung từ thư ký hội thảo

3.2

Ghi chép biên bản hội thảo

Thư ký hội thảo

 

Phụ lục 08

3.3

Phát phong bì và xin chữ ký

Thư ký hội thảo

 

2 bảng

4

Tổng hợp và báo cáo

4.1

Biên bản hội thảo

Thư ký hội thảo

 

 

4.2

Tiến hành thanh quyết toán

Theo phân công

Hóa đơn đỏ (>200)

Hóa đơn bán lẻ (<200)

1 tuần sau hội thảo

4.3

Làm giấy đề nghị thanh toán, Kế toán và BCN khoa duyệt

 

Giấy đề nghị thanh toán, tiền

Phụ lục 09

4.4

Update thông tin, ảnh lên mạng

Chuyên viên CNTN

 

 

PHỤ LỤC

 

Tệp tin đính kèm: